Dansk

English

Magyar

Cool Accounts

Forretningsbetingelser for Erhvervskunder

Cool Accounts ApS CVR-nummer: 37946796
Gældende fra: 1. januar 2026

Senest opdateret: 2. december 2025

1. Introduktion

Disse Forretningsbetingelser (i det følgende benævnt “Betingelser”) regulerer betingelserne for serviceaftaler mellem Cool Accounts ApS (i det følgende benævnt “Leverandøren”) og dets kunder (i det følgende benævnt “Kunden”). Leverandøren tilbyder regnskabs- og andre finansielle ydelser i Danmark i overensstemmelse med gældende dansk lovgivning.

2. Ydelsesomfang

Cool Accounts ApS leverer følgende regnskabs- og finansielle ydelser til virksomheder:

2.1. Regnskabsservice

  • Fakturering og registrering af regnskabsdata: Behandling og registrering af Kundens indgående og udgående fakturaer, bilag og kontoudtog i overensstemmelse med gældende danske regnskabsstandarder og -regler.
  • Årsafslutning og udarbejdelse af regnskaber: Udarbejdelse af Kundens årlige regnskabsafslutning, herunder balance, resultatopgørelse, og om nødvendigt, indsendelse af finansielle rapporter til danske myndigheder.

2.2. Skatteservice

  • Udarbejdelse og indsendelse af momsangivelser: Udarbejdelse og rettidig indsendelse af Kundens momsangivelser til Skattestyrelsen i overensstemmelse med skattelovgivningen.
  • Opsætning af forskudsopgørelse og løbende overvågning.
  • Udarbejdelse af årsopgørelse: Udarbejdelse og indsendelse af Kundens personlige eller selskabsskattemæssige årsopgørelse til de danske skattemyndigheder i overensstemmelse med dansk lov og skatteregler.
  • Fast Track: Mod et ekstra gebyr færdiggør vi din årsopgørelse og/eller opsætter forskudsopgørelsen inden for 3 arbejdsdage.

2.3. Medarbejderrelaterede Ydelser

  • Udarbejdelse af ansættelseskontrakter: Udarbejdelse af ansættelseskontrakter til Kundens medarbejdere på dansk eller engelsk i overensstemmelse med dansk arbejdsret og Kundens krav.
  • Medarbejderregistrering: Officiel registrering af medarbejdere hos Skattestyrelsen (SKAT), hvilket sikrer korrekte skatte- og bidragsregistreringer.
  • Lønadministration: Regelmæssig lønbehandling (månedligt eller hver anden uge) for Kundens medarbejdere, herunder nøjagtig beregning af løn, bidrag, skatter og andre fradrag i overensstemmelse med gældende regler.
  • Udarbejdelse og levering af lønsedler: Udarbejdelse og sikker forsendelse af lønsedler til medarbejdere via e-boks-systemet.
  • Udarbejdelse af opsigelsesbreve: Udarbejdelse af opsigelsesbreve på dansk eller engelsk ved ansættelsesophør i overensstemmelse med relevante arbejdsretlige regler og Kundens krav.

2.4. Skatterådgivning

  • Generel skatterådgivning: Rådgivning om skatteforpligtelser, fradrag, fordele og overholdelse af gældende lovgivning for at hjælpe Kunden med at håndtere skatteforhold på den bedst mulige lovlige måde.
  • Skattemæssig optimeringsrådgivning: Tilbud om rådgivning for at minimere Kundens skattebyrde under overholdelse af dansk skattelovgivning.

2.5 Finansiel Rådgivning og Analyse

  • Budgetudarbejdelse: Udvikling af et årligt budget og en finansiel plan for Kunden for at sikre bæredygtig vækst i virksomheden.
  • Finansiel analyse: Udarbejdelse af rapporter og analyser baseret på Kundens finansielle data, herunder likviditetsanalyse, performanceanalyse og andre finansielle nøgletal.
  • Cash Flow-styring (likviditetsstyring): Overvågning af Kundens cash flow og rådgivning om likviditetsstyring.

2.6. Virksomhedsetablering og Administrationsydelser

  • Rådgivning om virksomhedsform: Assistance med valg af den passende virksomhedsform i Danmark (PMV, EMV, I/S, ApS, A/S osv.) ved at gennemgå de juridiske og skattemæssige aspekter, der kræves for etableringsprocessen.
  • Administrative procedurer for virksomhedsetablering: Indgivelse af anmeldelse til virksomhedsregistrering og ansøgning om CVR-nummer hos Erhvervsstyrelsen samt gennemførelse af de nødvendige skatte- og momsregistreringer.
  • Tilslutning til statslige digitale systemer: Opsætning af virksomheden i MitID, Digital Post og e-Boks-systemerne, herunder etablering af de nødvendige bemyndigelser.
  • Support til finansielle og operationelle opgaver: Rådgivning om åbning af en firmakonto, indhentning og sammenligning af forsikringstilbud samt support til valg og registrering af regnskabssoftware.
  • Introduktion til iværksætteri: Omfattende information om forretningsforpligtelser, deadlines og andre væsentlige opgaver relateret til det danske erhvervsmiljø.

2.7. Andre ydelser

  • Udvikling af interne virksomhedspolitikker
  • Andre administrative og ledelsesmæssige opgaver

3. Kontraktindgåelse

Aftalen træder i kraft, når Kunden mundtligt eller skriftligt tager Leverandørens ydelser i brug. Aftalen kan etableres på følgende måder:

  • Via Kontaktformular: Kunden kan anmode om ydelser ved at udfylde og indsende kontaktformularen, der er tilgængelig på Leverandørens hjemmeside.
  • Via E-mailforespørgsel: Kunden kan kontakte Leverandøren via e-mail, og serviceaftalen indgås via e-mailkorrespondance.
  • Via Telefonforespørgsel: Hvis ydelser anmodes om telefonisk, etableres det aftalemæssige forhold baseret på telefonsamtalen.
  • Under et Personligt Møde: Hvis Kunden mødes med Leverandøren personligt og anmoder om ydelser mundtligt, etableres et aftalemæssigt forhold også personligt.

Leverandøren informerer Kunden om gebyrer og tilgængeligheden af disse Betingelser, som er tilgængelige på Leverandørens officielle hjemmeside og kan sendes pr. e-mail efter anmodning.

Ved at benytte ydelsen accepterer Kunden automatisk disse Betingelser, som træder i kraft øjeblikkeligt.

3.1 KYC-procedure og Identitetsverifikation

Leverandøren er forpligtet til at udføre en KYC (“Know Your Customer”)-procedure for enhver ny Kunde i overensstemmelse med gældende dansk lovgivning, især reglerne om forebyggelse af hvidvask og bekæmpelse af terrorfinansiering. Som en del af KYC-processen skal Kunden verificere sin identitet ved at fremlægge følgende dokumenter:

  • En kopi af gyldigt identitetsdokument (pas, identitetskort eller kørekort);
  • Bopælsattest (fx. sygesikringskort);
  • CVR-udskrift;
  • Stiftelsesdokument – kun for ApS;
  • Vedtægter – kun for ApS;
  • Ejerbog – kun for ApS.

Kunden anerkender, at Leverandøren ikke påbegynder levering af ydelser, før KYC-proceduren er afsluttet, og undladelse af at fuldføre denne proces vil forhindre serviceaftalen i at blive etableret.

4. Servicepakker og Betalingsbetingelser

Cool Accounts ApS tilbyder både månedlige abonnementspakker og engangsgebyr-ydelser.

4.1. Månedlige Abonnementspakker

Leverandøren tilbyder tre månedlige abonnementspakker til sine Kunder, som inkluderer følgende ydelser:

4.1.1. PMV Pakke

Tilgængelig for virksomhedsformen PMV (Personligt Ejet Mindre Virksomhed).

Ydelser:

  • Skatteopsætning
  • Udarbejdelse og indsendelse af personlig årsopgørelse
  • E-mailrådgivning og -support

Serviceniveau:

  • Kvartalsvis bogføring af bilag
  • Op til 15 minutters e-mailkonsultation pr. måned
  • E-mails besvares inden for 10 arbejdsdage

Gebyrer:

  • Månedligt gebyr: 399 DKK + moms
  • Bogføring: 20 DKK + moms pr. bilag
  • Fakturering: 75 DKK + moms pr. faktura (for 1 varelinje, hver ekstra varelinje koster 20 DKK + moms)

4.1.2. Basispakke

Tilgængelig for virksomhedsformerne PMV, EMV (Enkeltmandsvirksomhed) og I/S (Interessentskab).

Ydelser:

  • Skatteopsætning
  • Udarbejdelse og indsendelse af personlig årsopgørelse
  • Udarbejdelse af momsangivelse
  • E-mailrådgivning og -support

Serviceniveau:

  • Kvartalsvis bogføring af bilag
  • Op til 15 minutters e-mailkonsultation pr. måned
  • E-mails besvares inden for 10 arbejdsdage

Gebyrer:

  • Månedligt gebyr: 799 DKK + moms
  • Bogføring: 20 DKK + moms pr. bilag
  • Fakturering: 75 DKK + moms pr. faktura (for 1 varelinje, hver ekstra varelinje koster 20 DKK + moms)

4.1.3. Pluspakke

Tilgængelig for virksomhedsformerne EMV, I/S og ApS (Anpartsselskab).

Ydelser:

  • Skatteopsætning
  • Udarbejdelse og indsendelse af personlig eller selskabsskattemæssig årsopgørelse afhængigt af virksomhedsform
  • Udarbejdelse af momsangivelse
  • Udarbejdelse af balance
  • Rådgivning og support

Serviceniveau:

  • Månedlig bogføring af bilag
  • Op til 1 times konsultation pr. måned
  • E-mails besvares inden for 3 arbejdsdage

Gebyrer:

  • Månedligt gebyr: 1.499 DKK + moms
  • Bogføring: 20 DKK + moms pr. bilag
  • Fakturering: 75 DKK + moms pr. faktura (for 1 varelinje, hver ekstra varelinje koster 20 DKK + moms)

4.1.4. Premiumpakke

Tilgængelig for virksomhedsformerne EMV, I/S, ApS og A/S (Aktieselskab).

Ydelser:

  • Skatteopsætning
  • Udarbejdelse og indsendelse af personlig eller selskabsskattemæssig årsopgørelse afhængigt af virksomhedsform
  • Udarbejdelse af momsangivelse
  • Udarbejdelse af balance
  • Rådgivning og support

Serviceniveau:

  • Ugentlig bogføring af bilag
  • Op til 1 times konsultation pr. måned
  • Telefonisk tilgængelighed på arbejdsdage fra kl. 10.00 til 17.00
  • Svar på forespørgsler (via e-mail eller telefon) inden for 1 arbejdsdag.

Gebyrer:

  • Månedligt gebyr: 2.499 DKK + moms
  • Bogføring: 15 DKK + moms pr. bilag
  • Fakturering: 75 DKK + moms pr. faktura (for 1 varelinje, hver ekstra varelinje koster 20 DKK + moms)

4.1.5. Holdingpakke

Ydelser:

  • Bogføring af bilag (op til 20 poster pr. år)
  • Udarbejdelse af balance

Serviceniveau:

  • Årlig bogføring af bilag

Gebyrer:

  • Årligt gebyr for Holdingpakken: 2.750 DKK + moms
  • Bogføring fra 21. post: 20 DKK + moms pr. bilag

4.1.6. Medarbejder Pakke

Ydelser:

  • Udarbejdelse af foreløbige beregninger for medarbejderrelaterede omkostninger
  • Support med at opnå lovpligtig arbejdsulykkesforsikring
  • Udarbejdelse af ansættelseskontrakter på dansk eller engelsk.
  • Medarbejderregistrering hos Skat
  • Månedlig lønadministration.
  • Udarbejdelse og levering af betalingsmeddelelser via E-boks.
  • Udarbejdelse af opsigelsesbreve på dansk eller engelsk.

Serviceniveau:

  • Løn for den aktuelle måned behandles ved udgangen af måneden, forudsat at de nødvendige data indsendes senest den 20. i måneden.
  • Kundens medarbejdere modtager 15% rabat på deres personlige skatteforhold.

Gebyrer:

  • Månedligt gebyr: 250 DKK + moms pr. medarbejder

4.2. Andre Ydelser

  • Online konsultation (op til 60 minutter): 679,2 DKK + moms
  • Virksomhedsetablering (PMV, EMV, I/S): 559,2 DKK + moms
  • Fast Track: 240 DKK + moms pr. ydelse

     
  • Leverandøren tilbyder visse ydelser, som ikke er inkluderet i de månedlige abonnementspakker, til individuelle priser. Disse ydelser prissættes individuelt baseret på den specifikke ydelse og de tilknyttede opgaver.

4.3. Gebyrer for Forsinket Datalevering

Leverandøren kan kun udføre sit arbejde effektivt, hvis Kunden indsender de nødvendige regnskabs- og løndata inden for de specificerede frister. Hvis Kunden leverer data for sent eller ufuldstændigt, opkræves følgende gebyrer:

  • Gebyr for håndtering af for sen indsendelse: Et engangsgebyr for forsinkelse på 100 DKK + moms opkræves, hvis bogføringsmaterialet ikke modtages inden følgende frister:
    • For ugentlig bogføring: materialet skal indsendes inden den anden dag i den efterfølgende uge.
    • For månedlig bogføring: materialet skal indsendes inden den 10. dag i den efterfølgende måned.
    • For kvartalsvis bogføring: materialet skal indsendes inden den 15. dag i måneden efter kvartalet.
  • Forsinket indsendelse af løndata: Data vedrørende arbejdstimer og fravær til lønbehandling skal indsendes senest den 20. i den aktuelle måned. Et gebyr for forsinket indsendelse på 100 DKK + moms opkræves, hvis data indsendes efter denne dato.
  • Gebyr for hastebehandling: Hvis det for sent indsendte materiale kræver hastebehandling for at overholde deadlines, opkræves et gebyr for hastebehandling på 500 DKK + moms.
  • Gebyr for ekstraarbejde: Hvis der kræves ekstraarbejde på grund af for sen datalevering (f.eks. indhentning af manglende dokumenter eller flere runder med dataverifikation), opkræves et gebyr for ekstraarbejde på 500 DKK + moms pr. time.

Leverandøren garanterer ikke overholdelse af deadlines og er ikke ansvarlig for skader eller bøder som følge af Kundens forsinkede eller ufuldstændige datalevering.

4.4. Betalingsbetingelser

  • Leverandøren udsteder en faktura den første dag i måneden for de ydelser, der leveres i den pågældende måned.
  • Kunden skal betale for ydelserne forud inden for 8 dage efter fakturadatoen.
  • Fakturerings- og bogføringsydelser faktureres forud baseret på det forventede antal bilag for måneden. Eventuelle uoverensstemmelser mellem det forudfakturerede og det faktiske antal bilag justeres i den efterfølgende måneds faktura.
  • I tilfælde af forsinket betaling er Leverandøren berettiget til at opkræve et rykkergebyr og morarenter som specificeret i dansk lovgivning.
  • Leverandøren kan årligt gennemgå og justere gebyrerne for pakkerne, og Kunden vil blive underrettet om eventuelle ændringer mindst 30 dage i forvejen.

4.5. Pakkeændringer

Kunden har mulighed for at ændre servicepakken i løbet af kontraktperioden. Kunden kan vælge mellem de pakker, der er tilgængelige for deres virksomhedsform. Pakkeændringen træder i kraft den første dag i måneden efter Kundens anmodning, og den nye pakkepris vil gælde fra det tidspunkt.

4.6. Pro rata-fakturering

I tilfælde af en månedlig abonnementstjeneste, hvis Kunden begynder at bruge tjenesten på en anden dag end den første i måneden, vil den første måned blive faktureret pro rata (forholdsmæssigt). I dette tilfælde beregnes servicegebyret baseret på de resterende dage i måneden.

For nyetablerede virksomheder starter levering af ydelsen på virksomhedens officielle åbningsdato, og det første månedlige gebyr faktureres fra dette tidspunkt og frem.

5. Ansvar

Leverandøren leverer ydelserne med skyldig omhu og ekspertise, men ansvaret er begrænset til de ydelser, der er anført i Afsnit 2, baseret på de data og dokumenter, Kunden har leveret.

Kundens ansvar reguleres af dansk lovgivning, især Bogføringsloven. Kunden er fuldt ansvarlig for at opfylde alle regnskabsmæssige forpligtelser og sikre nøjagtighed, herunder rettidig indsendelse af skatteangivelser og årsregnskaber. Leverandøren er ikke ansvarlig for skader forårsaget af forsinket eller ukorrekt datalevering.

Kunden er ansvarlig for at levere de nødvendige data og dokumenter til Leverandøren i rette tid.

6. Databeskyttelse

Leverandøren er forpligtet til at behandle Kundens data fortroligt og kun bruge dem i overensstemmelse med gældende dansk databeskyttelseslovgivning. Kunden samtykker i behandlingen af sine personoplysninger med henblik på opfyldelse af aftalen.

Betingelserne for databehandling er reguleret af den Databehandleraftale, der er indgået med Kunden.

7. Gældende Lov og Værneting

Kunden anerkender og accepterer, at de af Leverandøren leverede ydelser til enhver tid udføres i overensstemmelse med gældende danske love, forskrifter og skattevejledninger.

Enhver sag, der ikke er reguleret af disse Betingelser, skal være underlagt dansk lovgivning. Enhver tvist mellem parterne skal afgøres ved de danske domstole.

8. Opsigelse af Kontrakt

Hver part har ret til at opsige kontrakten skriftligt med 30 dages varsel. Hvis Kunden misligholder aftalens betingelser, er Leverandøren berettiget til at opsige kontrakten øjeblikkeligt.

9. Ændringer

Leverandøren forbeholder sig ret til at ændre disse Betingelser. Kunden vil blive underrettet skriftligt om eventuelle ændringer, som træder i kraft 30 dage efter deres offentliggørelse.